Varför ska man digitalisera de ekonomiska processerna?
Digitalisering är ett brett område som innefattar mycket, men sammanfattningsvis kokar det ofta ner till två saker; att effektivisera sina processer, eller att ställa om sättet man gör affärer till att bättre kunna möta en mer digital omvärld. Dessa två har förstås på många sätt med varandra att göra, det ena kan innebära det andra och vice versa, men det är ett sätt att gruppera alla anledningar och möjliga effekter.
En digitaliseringsprocess kan vara tidskrävande så det är viktigt att man börjar i rätt ände och tar det steg för steg. Det finns självklart stora färdiga helhetslösningar på marknaden, men de är ofta dyra, och väldigt många gånger kan man istället utgå ifrån ett mindre system och endast köpa in de delar man har behov av. Den tekniska utvecklingen har inneburit att lösningar som tidigare endast var aktuella för större företag och organisationer numera även är tillgängliga för de med mindre budgetar. Det finns numera mängder av lösningar som kan hjälpa företag att effektivisera – och till och med helt automatisera sina processer, även utan att först behöva kasta ut sitt gamla affärssystem och uppgradera sin infrastruktur. Många system som finns på marknaden idag kan integreras med varandra, vilket innebär att delar av den information som registreras i ett system automatiskt förs över till ett annat för vidare bearbetning. Inte sällan förbises ekonomi- och lönefunktion i många avseenden, särskilt när det gäller automatisering och digitalisering av manuella arbetsflöden, men detta gör att även de ekonomiska processerna lämpar sig för digitalisering också i mindre bolag.
Summa summarum handlar det om att avlasta människan och samtidigt öka effektiviteten och kvaliteten i processen. Fördelarna inkludera att; minska tidstjuvar, öka kontrollen, möta kunders (och konkurrenters) krav, säkra kvalitet och möjligheten att sammankoppla informationssystem. Digitalisering av ekonomiavdelningen leder ofta till att tråkiga och repetitiva uppgifter blir automatiserade. Resultatet blir då större fokus på aktiviteter som är viktiga för organisationens framåtskridande och som driver produktivitet mot affärsmålen. För den som vill effektivisera sina processer finns det mycket att vinna genom att påbörja ett digitaliseringsarbete och det behöver alltså inte vara dyrt, inte minst med tanke på de effekter man kan nå om man riktar insatserna rätt från första början.
Hur börjar man digitaliseringsarbetet?
Ett tips är att inte försöka göra allt på en gång. Det blir ofta för omfattande för många organisationer, både vad det gäller resurser och tid. Ta i stället ett område i taget och digitalisera delar av din ekonomi och/eller lönefunktion.
En förutsättning för att digitalisera ekonomihanteringen är att bokföringssystemet stödjer ett digitalt flöde, så börja där. När du vill effektivisera och digitalisera ditt företags ekonomihantering är möjligheten till integration mellan olika sidosystem mycket viktig att se över, oavsett vilka system det handlar om. Här följer en beskrivning av några områden där du kan börja din digitala resa och fasa ut ineffektiva processer till förmån för ökad automatisering och digitala flöden.
Leverantörsfakturor och kundfakturor
En tung administrativ del för ett företag är ofta hanteringen av leverantörsfakturor och många företag lägger mycket tid på att hantera fakturor manuellt, vilket kostar både dyrbar tid och resurser. Det finns många lösningar för att hantera dessa fakturor digitalt, i stället för att manuellt lägga in information från respektive pappersfaktura. Bland annat finns det skanningslösningar, vilket innebär att leverantörsfakturor skickas till en e-postadress och sedan sker öppning av post och även arkivering av fakturor sköts av leverantören enligt de lagkrav som finns. Den digitala fakturan kan sedan konteras och attesteras direkt i systemet, och vid en integration kommer fakturan in digitalt till bokföringssystemet för vidare behandling.
Att skapa och skicka kundfakturor kan också vara tidskrävande. På marknaden finns många system för att hantera denna process och det är viktigt att du som företagare väljer ett system som passar för just din bransch och verksamhet. Om systemet möjliggör utskick av kundfakturor via e-faktura eller e-post minskar den manuella hanteringen. Se över möjligheten att överföra informationen till bokföringssystemet, så att uppgifterna i respektive kundfaktura inte behöver läggas in på nytt. Om det saknas en integration mot ditt företags bokföringssystem, går det ofta att exportera en så kallad SIE-fil i stället. På så sätt förenklar du processen, för dig och ditt företag och även för dina kunder.
Kvitton och utlägg
Har du ofta högar med kvitton och hanterar dessa manuellt? Det är ofta en (ej så uppskattad) tidstjuv där fördelarna med att digitalisera processen för hantering av fysiska kvitton är många. Antalet fel som kan uppstå med manuell hantering minimeras, det blir en enkel hantering för alla användare och en hel del tid kan sparas. Det finns färdiga digitala lösningar för att hantera alla kvitton och utlägg digitalt och mer automatiserat, där du snabbt och enkelt tar en bild av kvittot med en app i din mobiltelefon som sedan laddar upp informationen i ett system.
En automatisering av dessa manuella arbetsflöden spar också ekonomichefen otaliga manuella steg, eftersom poster och information automatiskt förs över till andra system utan manuellt arbete.
Löneadministration
De manuella processer som ofta kännetecknar arbetet med ett företags lönehanteringen kan optimeras genom att använda ett annat lönesystem, alternativt genom att outsourca all lönehantering till en samarbetspartner.
Ett lönesystem kan automatisera ett antal processer, inklusive automatisk bokföring av lönekörningar, det kan skicka löneunderlag för attest och godkännande innan lönekörning. Dessutom kan du se dina handlingar i realtid, vilket ger dig en bättre inblick i de korrigeringar som görs löpande.
Om du använder något system för planering och schemaläggning kan ett lönesystem även integreras med planeringssystemet så att arbetad tid och kollektivavtal blir till lönetyper. På så sätt automatiseras utbytet av information mellan de olika systemen och minskar behovet av manuella processer.
Tidrapportering
Det finns fortfarande många konsultföretag som hanterar sin tidrapportering i Excel eller annan fristående applikation, men om ditt företag lever av att sälja timmar eller om du behöver hantera dina anställdas tid, är tidrapportering ett område där det finns mycket att vinna. För många organisationer är Excel säkert och igenkännbart, men med ett system för tidrapportering sker det i ett webbgränssnitt på dator eller smartphone och det är enkelt för alla konsulter att rapportera sin tid på olika uppdrag och projekt. En annan fördel är att du i realtid får möjlighet att se beläggningsgrad och hur olika kundprojekt utvecklas. Rapporter för projektuppföljning kan automatiseras så att vid en viss tid/dag får berörda ett mail med information om hur ett visst projekt utvecklas med nedlagd tid, fakturerbar tid och återstående tid.
Bankintegrationer, in- och utbetalningar
För att få ett helt automatiserat flöde av processerna behöver även ut- och inbetalningar skötas digitalt, vilket kräver ett avtal med banken. Beställ också återrapporteringsfiler, utöver utbetalningsfiler av leverantörsfakturor. När båda dessa filer finns tillgängliga skickar du dina utbetalningar digitalt till banken och får sedan en digital bekräftelse från banken över de utbetalningar som skett.
På samma sätt kan du via en få inbetalningsfil en digital specifikation över vilka kundfakturor som har blivit inbetalda under perioden. Dessa filer kan sedan läggas in i bokföringssystemet för automatisk avprickning. Vissa banker och system har även en funktion för automatisk import av filbetalningar, vilket innebär att filerna finns tillgängliga i bokföringssystemet så snart banken har ställt ut dem.
Några avslutande tips
Börja med att köpa in de delar som behövs mest och komplettera efter hand men kom ihåg att tänka några år framåt i tiden så att ni kan skala upp om ni växer mycket. Kom även ihåg vikten av att alla förstår funktionerna och använder sig av dem; involvera personalen under hela resan, utbilda kontinuerligt och följ upp tidsbesparingarna för att ha koll på att lösningen utnyttjas på rätt sätt.
Källor
https://blog.ecit.com/se/5-enkla-satt-automatisera-ekonomi-och-lon
https://blogg.pwc.se/foretagarbloggen/sa-digitaliserar-du-ekonomihanteringen
https://www.visma.se/blogg/vad-innebar-det-egentligen-att-digitalisera-en-process/
https://www.corplus.se/digitalisering-av-ekonomiavdelning/
https://kunskap.aspia.se/blogg/4-steg-som-digitaliserar-ekonomihanteringen
https://www.cedeo.se/kunskapsbanken/digitalisering/de-framsta-anledningarna-till-att-digitalisera
